행사 대행 견적, 무엇을 적어 보내야 비교가 되나요

행사 대행 견적은 같은 행사라도 대행 범위, 참석 인원, 장소 조건에 따라 크게 달라집니다.

여러 대행사에 같은 내용을 보내야 견적끼리 비교할 수 있습니다. 요청서를 먼저 정리하고, 견적서를 항목별로 받아 비교합니다.

요청서에 적을 것

1. 행사 개요: 목적(워크숍·세미나·창립 기념·고객 초청 등), 날짜, 시간
2. 인원과 대상: 참석 인원, 내부 직원인지 외부 손님인지
3. 장소: 정해졌는지, 대행사가 찾아야 하는지, 지역
4. 대행 범위: 기획, 장소 섭외, 무대·음향·조명, 사회자·공연, 식음료, 기념품, 사진·영상 촬영 중 어디까지 맡길지
5. 예산 범위: 정해져 있다면 적습니다. 예산을 알려 주면 그 안에서 구성을 제안받기 쉽습니다.
6. 제출 기한: 언제까지 견적과 제안을 받고 싶은지

견적서에서 나란히 볼 항목

• 장소 대관료
• 무대·음향·조명·영상 장비
• 인력(진행 요원, 사회자, 출연자)
• 식음료
• 제작물(현수막, 배너, 기념품)
• 기획·운영 대행료

항목이 묶여 있으면 나눠 달라고 요청합니다. 한 곳만 크게 차이 나는 항목은 범위를 다르게 이해했는지 확인합니다.

계약 전에 확인할 것

• 인원이 바뀔 때 비용이 어떻게 달라지는지
• 날짜 변경과 취소 조건
• 우천 등 날씨 대비(야외 행사)
• 현장 책임자가 누구인지

여러 곳에 한 번에 물어보기

위 내용을 한 번 정리해 여러 대행사에 같은 내용으로 보내면, 제안과 견적을 같은 기준으로 비교할 수 있습니다. 업체는 행사 대행, 행사 기획, 전시부스, 판촉물에서 볼 수 있습니다.

자주 묻는 질문

기획안까지 받으려면 어떻게 하나요?

요청서에 기획안이 필요하다고 적고 제출 기한을 넉넉히 둡니다. 기획안 작성에 비용을 받는 대행사도 있으니 미리 물어보세요.

장소가 정해지지 않았는데 견적을 받을 수 있나요?

지역과 인원, 원하는 분위기를 적으면 장소 후보를 포함한 견적을 받을 수 있습니다.

일부만 맡길 수도 있나요?

가능합니다. 무대·음향만, 또는 식음료만 따로 맡기는 경우도 많습니다. 맡길 범위를 요청서에 분명히 적으세요.