발주서 쓰는 법 — 견적서와 무엇이 다르고, 무엇을 꼭 적어야 하나요

견적서는 공급사가 "이 조건이면 이 가격에 하겠다"고 내는 제안이고, 발주서는 구매하는 쪽이 "이 조건으로 주문한다"고 확정하는 문서입니다.

발주서는 견적서의 내용을 그대로 옮기되, 납기·납품 장소·검수·대금 지급처럼 견적서에 비어 있기 쉬운 조건을 채워 넣는 문서라고 보면 됩니다.

견적서와 발주서는 무엇이 다른가요

• 누가 쓰나: 견적서는 공급사가, 발주서는 구매하는 회사가 씁니다.
• 무엇을 뜻하나: 견적서는 제안이고, 발주서는 주문 확정입니다.
• 언제 쓰나: 여러 곳에서 견적을 받아 비교한 뒤, 고른 한 곳에 발주서를 보냅니다.
• 무엇을 기준으로 하나: 발주서는 고른 견적서의 번호나 날짜를 적어 어느 제안을 받아들였는지 남깁니다.

발주서에 꼭 적을 것

1. 발주 번호와 발주일: 나중에 세금계산서·납품서와 맞춰 볼 때 기준이 됩니다.
2. 품목·규격·수량: 모델명이나 규격을 견적서와 같은 표현으로 적습니다. "동급"이나 "유사품"은 피합니다.
3. 단가와 금액, 부가세 포함 여부: 견적서가 부가세 별도였는지 포함이었는지 확인해 같은 기준으로 적습니다.
4. 납기: "빠른 시일 내"보다 날짜로 적습니다. 나눠 받을 거면 회차별 날짜와 수량을 적습니다.
5. 납품 장소와 받는 사람: 건물·층·하차 조건(엘리베이터, 주차)까지 적으면 배송 차질이 줄어듭니다.
6. 검수 조건: 무엇을 확인하면 납품 완료로 볼지 적습니다. 설치가 필요한 물건이면 설치와 시운전까지인지 밝힙니다.
7. 대금 지급 조건: 선금 여부, 지급 시기(예: 납품 후 다음 달 말), 세금계산서 발행 시점을 적습니다.
8. 담당자 연락처: 발주한 사람과 받는 사람이 다르면 둘 다 적습니다.

빠뜨리기 쉬운 조건

• 배송비와 설치비가 단가에 들어 있는지
• 불량이나 파손이 있을 때 교환 기간과 방법
• 납기가 늦어질 때 미리 알려 달라는 요청
• 견적서의 유효기간이 지나지 않았는지

발주 전 비교가 먼저입니다

발주서는 고른 뒤에 쓰는 문서라, 좋은 발주는 여러 곳의 견적을 같은 조건으로 비교하는 데서 시작합니다. 같은 품목·수량·납기를 적어 여러 곳에 한 번에 물어보면 견적서끼리 바로 비교할 수 있습니다. 품목별 업체는 업체 찾기에서 볼 수 있습니다.

자주 묻는 질문

발주서 없이 메일로 주문해도 되나요?

메일도 기록은 남지만, 품목·납기·대금 조건이 빠지기 쉽습니다. 항목이 정해진 발주서 양식을 쓰면 빠뜨리는 조건이 줄어듭니다.

발주서를 보낸 뒤 수량을 바꾸려면 어떻게 하나요?

바뀐 내용을 적은 수정 발주서를 같은 발주 번호로 다시 보내고, 공급사의 확인을 받아 두는 편이 나중에 정산할 때 헷갈리지 않습니다.

견적서의 가격과 발주서의 가격이 달라도 되나요?

협의로 조정했다면 발주서에 조정된 가격을 적고, 어느 견적서를 기준으로 조정했는지 함께 남겨 두면 됩니다.