성공적인 RFP 진행을 위한 5가지 핵심 전략

안녕하세요, 한국벤더데이터입니다.

"RFP 또 해야 하는데... 벌써 머리가 아프네요."

이런 경험 있으시죠? RFP 만들고, 업체 모으고, 제안서 받고, 평가하고... 하다 보면 본업을 못 할 정도로 시간이 빠집니다. 그리고 이렇게 힘들게 했는데 결과가 별로면? 정말 허탈하죠.

오늘은 제가 현장에서 배운 'RFP 잘하는 법'을 솔직하게 나눠 드리려고 합니다.

RFP가 실패하는 진짜 이유

혼자 다 하려고 해서

구매팀이 RFP 다 만들고, 나중에 실무팀한테 보여주면요? "아, 이거 이렇게 하면 안 되는데..." 이런 얘기 나옵니다. 그럼 다시 수정하고, 또 수정하고...

처음부터 관련 팀이랑 같이 했으면 한 번에 될 일을, 혼자 하려다 세 번 네 번 하게 됩니다.

일정이 비현실적이라서

"다음 주까지 제안서 주세요." 이러면요, 제대로 된 제안서가 안 나옵니다. 급하게 쓴 티가 나요.

공급업체도 준비할 시간이 필요합니다. 복잡한 프로젝트면 최소 3~4주는 줘야 해요.

요구사항이 모호해서

"좋은 품질로 빨리 해주세요." 이렇게 쓰면요, 업체마다 해석이 달라요. 비교가 안 됩니다.

"불량률 100PPM 이하, 납기 2주 이내, ISO 9001 인증 필수" 이렇게 써야 비교가 되죠.

현장에서 통하는 5가지 방법

1. 처음부터 관련 팀 다 불러 모으세요

킥오프 미팅 때 구매팀만 앉아 있으면 안 돼요. 실무팀, 재무팀, 필요하면 경영진까지.

그리고 누가 뭘 할 건지 딱 정하세요.

- 누가 요구사항 정리하고 - 누가 평가 기준 만들고 - 누가 최종 결정 내리고

이거 안 정해 놓으면 나중에 "그건 제 일 아닌데요?" 이런 일 생깁니다.

2. 구매팀이 확실하게 주도하세요

각 부서 의견 듣는 건 중요한데요, 정리하고 결정하는 건 구매팀이 해야 합니다. 안 그러면 배가 산으로 가요.

회의하면 회의록 꼭 남기시고요. "지난번에 이렇게 하기로 했잖아요" 할 때 증거가 됩니다.

3. 일정은 여유 있게, 근데 명확하게

"RFP 발행: 3월 1일, 질문 마감: 3월 10일, 제안서 마감: 3월 20일, 최종 선정: 3월 30일"

이렇게 딱 날짜 찍어 놓으세요. 그리고 공급업체한테도 미리 알려주세요. 준비할 시간 줘야 좋은 제안서가 나옵니다.

참, 예상 못한 일이 생기면 밀리거든요? 그래서 마일스톤 사이에 며칠씩 여유 두세요.

4. 요구사항, 숫자로 쓰세요

"신속한 납기" → "주문 후 5일 이내 납품" "우수한 품질" → "불량률 50PPM 이하" "합리적 가격" → "현 거래 단가 대비 5% 이내"

이렇게 바꾸면 평가할 때 훨씬 편합니다. 그리고 '반드시 필요한 것'이랑 '있으면 좋은 것' 구분해서 표시하세요.

5. 공급업체랑 대화하세요

RFP가 일방통행이면 안 돼요.

RFP 보내기 전에 전화라도 한 통 하세요. "이런 프로젝트 있는데, 관심 있으시면 RFP 보내드릴게요." 이 정도면 됩니다.

그리고 질문 받는 기간 두시고요, 들어온 질문이랑 답변은 모든 업체한테 공유하세요. 공정하게요.

그래서 뭐부터 할까요?

다음 RFP 때 이것만 해보세요.

1. 킥오프 미팅 때 관련 팀 다 부르기 2. 일정표 만들어서 공유하기 3. 요구사항에 숫자 넣기

이 세 개만 해도 결과가 달라집니다. 진짜요.

마치며

RFP, 귀찮은 일이 아니라 좋은 파트너 찾는 과정입니다. 잘하면 5년, 10년 갈 협력사를 만날 수 있어요.

처음엔 시간 좀 들여서 제대로 해보세요. 한 번 체계 잡아 놓으면 다음부터는 훨씬 수월합니다.

궁금한 점 있으시면 한국벤더데이터로 연락 주세요. 감사합니다.